Ini Dia Tips Memimpin Rapat Dengan Cara Terbaik

Akan ada waktunya anda untuk ditunjuk menjadi pemimpin rapat di dalam kantor, mungkin jika anda telah terbiasa dengan memimpin rapat, maka ini akan menjadi jadi persoalan yang muda. Namun apa yang terjadi jika anda belum pernah sekalipun memimpin rapat, pastinya rasa khawatir dan gugup akan menghampiri diri anda. Anda mulai dihantui rasa takut jika anda tidak dapat memimpin dengan baik. Maka dari itu sebaiknya mulai saat ini anda harus mulai mempelajari berbagai hal yang perlu diketahui dalam memimpin rapat.

Ketika anda mendapatkan kesempatan untuk memimpin rapat, maka sebaiknya jadikan ini sebagai peluang untuk meningkatkan karir anda. Anda harus bisa tampil sebaik mungkin agar dapat terlihat memukau ketika memimpin rapat, dengan begitu orang lain akan merasa anda pantas untuk mendapatkan karir yang lebih baik lagi. Anda harus mampu menciptakan sebuah rapat yang efektif dan efisien, serta membuat pembahasan mudah dipahami peserta rapat lainnya.

Untuk itu disini kami telah mempersiapkan beberapa tips memimpin rapat dengan cara terbaik, agar dapat anda terapkan. Cara-cara ini yang lazimnya digunakan banyak pekerja professional dalam memimpin sebuah rapat.

1. Durasi Rapat Jangan Terlalu Lama

Sekompleks apapun topik yang sedang dibahas, usahakan durasi rapat jangan terlalu lama. Biasanya durasi rapat yang baik adalah tidak lebih dari satu jam. Jika anda menjalankan rapat lebih dari waktu tersebut, maka anda akan melihat peserta rapat yang mengantuk dan merasa bosan. Jika peserta rapat sudah tidak konsentrasi lagi, maka tujuan dari rapat tidak akan tercapai dan justru mereka tidak akan mengingat apa saja yang telah dibahas.

Agar rapat atau meeting dapat berjalan dibawah satu jam, maka anda selaku pimpinan rapat harus memberi batasan waktu dari tiap topik pembahasan. Selain itu, memberikan batas waktu respon dari setiap peserta rapat yang hadir juga dapat membuat rapat lebih efektif dan efisien.

2. Memipin Rapat Dengan Berdiri

Ini sebenarnya adalah seni dalam mengorganisir konsentrasi seseorang. Ketika anda berdiri dalam memimpin rapat, maka anda akan berada pada posisi paling menonjol dari peserta rapat lainnya. Dengan begitu, semua orang akan terkonsentrasi dan terfokus pada diri anda.

Karena semua sudah terfokus mendengarkan anda, maka akan lebih muda bagi anda untuk menyampaikan informasi ataupun isi pembahasan rapat. Bahkan telah banyak riset dan penelitian yang menyampaikan bahwa ketika pemimpin rapat berdiri akan menghasilkan rapat lebih efektif dan efisien. Salah satu penelitian paling terkenal adalah yang dilakukan oleh American Psychological Association, dimana rapat sambil berdiri dapat diselesaikan dengan waktu yang lebih cepat sebanyak 34 persen dari pada rapat dengan posisi duduk.

3. Hindari Perubahan Jadwal Rapat

Setiap karyawan memiliki tugas masing-masing yang harus dituntaskan. Jika anda merubah jadwal rapat yang sudah ditentukan sebelumnya, maka pastinya ini akan sangat berpengaruh terhadap pekerjaan karyawan lainnya. Jika memang ada sebuah keperluan yang mendesak, lebih baik anda memilih opsi untuk mempercepat durasi rapat dibanding merubah waktu rapatnya.

4. Rapat Tidak Perlu Diikuti Banyak Orang

Anda bisa membuktikannya sendiri, jika sebenarnya rapat dengan jumlah peserta yang banyak tidak akan lebih baik dibandingkan rapat dengan 7 orang saja. Ketika anda rapat dengan banyak orang, sebagian besar orang cendrung tidak berkontribusi dan tidak aktif dalam tiap diskusi yang ada. Hal ini karena tiap peserta rapat merasa tidak terawasi dengan baik dan masih ada orang lain yang dapat mewakili pendapatnya.

Ketika rapat diadakan maksimal 7 orang saja, maka tanpa sadar akan ada beban moral tersendiri jika kita tidak aktif. Karena setiap gerak gerik kita dapat dilihat oleh pimpinan rapat dan peserta lainnya. Maka dari itu lebih baik anda membuat rapat dengan jumlah peserta secukupnya saja.

5. Pastikan Agenda dan Tujuan Rapat Sebelum Hari H

Setiap rapat pastinya memiliki sesuatu hal yang ingin dibahas, maka dari itu pastikan anda telah membuat agenda dan tujuan rapat sebelum rapat dimulai. Anda harus membuat satu pesertu poin apa saja yang akan dibahas dan tujuan akhinya untuk apa.

Ketika agenda rapat dan tujuan dibuat pada saat rapat itu mulai, maka dipastikan sebagian besar waktu rapat anda hanya akan dihabiskan untuk mencari apa saja yang akan dibahas dalam rapat tersebut. Selain itu dengan mempersiapkan segala sesuatu untuk rapat, akan membantu anda menghilangkan rasa gugup.

6. Gunakan Ruang Private Meeting

Agar rapat berjalan secara efektif dan efisien, maka anda dan peserta rapat memerlukan konsentrasi dan tingkat fokus yang baik untuk membahas topik dalam rapat tersebut. Dan untuk mendapatkan konsentrasi yang baik kondisi lingkungan atau ruangan rapat harus kondusif.

Maka dari itu, jika perusahaan anda telah menyediakan fasilitas ruang khusus rapat, sebaiknya silahkan anda pakai. Jika tidak ada ruangan khusus rapat, anda perlu memastikan ruangan yang akan dipakai untuk rapat telah disterilkan dari berbagai aktifitas lain dan suara yang menggangu, sehingga rapat dapat berjalan dengan kondusif.

7. Anda Harus Percaya Diri

Dan terakhir yang anda butuhkan adalah rasa percaya diri untuk memimpin rapat. Hilangkan semua ketakutan yang menghantui anda. Coba tanamkan di dalam hati, jika anda telah mempersiapkan rapat dengan baik dan tidak akan ada yang dipermasalahkan. Dengan begitu rasa gugup anda akan berkurang dan cobalah jalankan dengan cara yang santai. Terkadang justru ketakutan anda akan terjadinya hal-hal buruk justru terjadi, karena tidak percara diri.

Jika poin pertama hingga terakhir ini sudah anda lakukan, maka dipastikan rapat yang anda pimpin akan sukses dan andapun akan terlihat lebih baik lagi dimata peserta rapat.