5 Langkah Jitu Perusahaan Menjadi Paperless Office
Share untuk berbagi kebermanfaatan
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Sejak awal abad ke-20, orang-orang mulai membicarakan pengurangan kertas di dalam perusahaan atau lebih sering disebut paperless office. Hal ini karena kita semua tau dampak dari pemanasan global (global warming) yang samakin terasa. Salah stau penyebab semakin parahnya dampak pemanasan global adalah hutan yang semakin gundul. Sehingga perlu adanya upaya untuk melestarikan hutan, dan salah satunya dengan pengurangan pemakaian kertas yang notabenya dibuat dari serat pohon.

Perusahaan merupakan pengguna kertas terbesar di dunia, lalu di susul oleh dunia pendidikan dan kemudian untuk kepentingan pribadi. Seiring perkembangan zaman dengan sendirinya penggunaan kertas semakin berkurang, namun tetap saja masih banyak perusahaan yang menggunakan kertas skala besar tertuma pada perusahaan di bidang finansial, asuransi, trading dan real estate. Dari perusahaan ini juga di ketahui bahwa divisi marketing merupakan divisi terbanyak menggunakan kertas, disusul divisi keuangan dan administrasi. Lebih dari 35% kertas digunakan untuk membuat laporan, kemudian di lanjutkan untuk membuat proposal penawaran dan surat-surat lainnya.

Baca juga : Wow Pekerja JICT Merupakan Pekerja Dengan Gaji Tertinggi Di dunia

Namun dengan perkembangan zaman dan teknologi, membuat anda dapat menggurangi penggunaan kertas di dalam perusahaan. Pada artikel ini, Mpssoft akan memberikan anda 6 langkah jitu, menjadikan perusahaan anda sebagai perusahaan tanpa kertas (paperless office) melalui proses digitalisasi berkas. Langkah-langkah yang kami berikan mampu mengurangi penggunaan kertas sampai 70-80%, sehingga selain mendukung kampanye anti global warming, perusahaan anda juga dapat menghemat biaya oprasional. Maka dari itu, simak langkah-langkah berikut ini :

Scan dokumen lama dalam bentuk gambar

6 Langkah Jitu Perusahaan Menjadi Paperless Office
Kertas- kertas dari dokumen lama perusahaan anda sungguh sangat menghabiskan banyak ruang. Selain menghabiskan banyak tempat, dokumen tersebut juga rentan rusak dari dampak usia dan kondisi alam. Cobalah dari sekarang untuk mengarsipkan dokumen lama tersebut dalam format digital. Anda dapat menscan dokumen menjadi gambar digital ( jpg, png dll), lalu satukan tiap gambar di dokumen yang sama dalam bentuk .pdf ataupun .doc.

Dengan menyimpan dalam bentuk digital, dokumen anda akan terhindar dari segala bentuk kerusahkan yang di sebabkan usia ataupun alam. Selain itu anda dapat mencari file-file tertentu dengan mudah, tanpa harus membongkar manual ketika dokumen tersebut masih berbentuk kertas. Untuk lebih menghindari kerukan dokumen, anda dapat menyimpannya dalam penyimpanan cloud seperti google drive, dropbox dll.

Buat laporan dalam bentuk dokument digital

6 Langkah Jitu Perusahaan Menjadi Paperless Office
Jika ingin memanfaatkan teknologi digital, semua di mulai dari file digital. Maka dari setelah anda berhasil menscan dokumen la,a hal yang berikutnya anda lakukan adalah jangan menggunakan kertas untuk membuat dokumen baru. Manfaatkan dokument digital sperti Microsoft World, Microsoft excel, power point dll.

Baca juga : FOX FREE SMS, Aplikasi SMS Gratis Di Android

Manfaatkan power point untuk presentasi

6 Langkah Jitu Perusahaan Menjadi Paperless Office
Dari pada presentasi kaku dengan memberikan handbook kepada para audiens, lebih baik anda menayangkan slide power point ataupun aplikasi persentasi lainnya. Selain menghemat kertas, persentasi menggunakan aplikasi seperti power point dapat terlihat lebih interaktif. Karena persentasi lebih interaktif, maka audienspun akan lebih memahami terhadap apa yang sedang anda presentasikan.

Gunakan email untuk mengirim proposal penawaran

6 Langkah Jitu Perusahaan Menjadi Paperless Office
Membuat surat ataupun proposal penawaran sudah menjadi salah satu pekerjaan penting yang harus dilakukan perusahaan. Banyaknya penawaran yang di kirim juga berdampak dengan banyaknya kertas yang dikeluarkan. Padahal hanya sebagian kecil proposal penawaran yang akhirnya berdampak terhadap pembelian jasa ataupun produk perusahaan. Mengirim proposal penawaran melalui email menjadi solusi terbaik untuk masalah ini. Selain tidak memerlukan kertas, anda juga dapat menghemat waktu yang cukup banyak dalam proses pengiriman proposal.

Namun anda harus memastikan bahwa pesan email yang anda kirimkan untuk proposal penawaran dalam bahasa yang baik dan benar. Kami masing sering menemukan kesalaham dalam membuat email, maka dari simak juga artikel kami yang berjudul : 5 Kesalahan Dalam Menulis Email dan Cara Memperbaikinya.

Manfaatkan share folder dan aplikasi Cloud

6 Langkah Jitu Perusahaan Menjadi Paperless Office

Sharing folder adalah sebuah teknologi yang membuat sebuah folder dapat di akses oleh siapapun dalam lingkup sebuah area jaringan. Sehingga siapa saja ataupun orang-orang yang telah di tentukan, dapat mengirim ataupun membaca isi dari folder tersebut. Teknologi ini sangat bermanfaat untuk perusahaan, sehingga setiap karyawan dapat berkolaborasi tanpa harus membawa kertas pekerjaan dan datang ke meja karyawan lainnya. Cukup dengan membuka file yang telah di sharing, maka anda telah dapat berkolaborasi.

Sementara Aplikasi Penyimpanan Data cloud merupakan aplikasi yang mampu menyimpan data anda di internet sehingga dapat di buka di mana saja. Dengan adanya aplikasi penyimpanan data berbasis cloud ini, anda dapat kerja di mana saja tanpa harus membawa sekoper berkas yang berat berisikan kertas-kertas pekerjaaan. Cukup membawa laptop ataupun smartphone, anda telah dapat bekerja.

Mengunakan teknologi sistem informasi di perusahaan

6 Langkah Jitu Perusahaan Menjadi Paperless Office

Teknologi informasi dapat di terapkan di banyak bagian dalam perusahaan, untuk mengurangi pemakaian kertas. Contohnya anda dapat menggunakan aplikasi hr untuk melakukan segala proses kerja di bidang HR. Anda dapat menggunakan aplikasi sistem administrasi berbasis komputer untuk mengelola segala hal di bagian administrasi. Jika perusahaan anda di bidang logistis, anda dapat menggunakan software pergudangan untuk mendata stok barang. Jika anda perusahaan penjualan anda bisa menggunakan software point of sale untuk mendata penjualan. Dan masih banyak lagi aplikasi atau sistem informasi yang dapat di gunakan dalam menunjang proses oprasional perusahaan.

Jika perusahaan anda ingin menciptakan sebuah aplikasi sistem informasi , maka MPSSOFT siap membantu anda. Jangan sungkan untuk berkonsultasi ke perusahaan kami yang miliki nama badan hukum sebagai PT. Mitra Pasifik Solusindo.

PT Mitra Pasifik Solusindo
www.mpssoft.co.id

GET IN TOUCH WITH US

FOR ANSWER, DEMO, BILLING AND SALES

 

Image source by : workmobileforms.com & google images


Share untuk berbagi kebermanfaatan
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>