Pada dasarnya project management plan menjelaskan bagaimana keputusan & rencana sebuah proyek yang akan dieksekusi. Pada umumnya, manajemen proyek berisi why, what, who, when (4w) dan how (1h). Project management plan dianggap sebagai living document, yang berarti jika ada perubahan pada rencana proyek saat proyek berjalan, maka harus di update secara berkala. Jadi, seberapa pentingkah project management plan bagi perusahaan?
Manajemen proyek harus dilihat sebagai alat yang bisa membantu perusahaan untuk mengeksekusi proyek-proyek yang dipilih dengan efektif & efisien. Tetapi, penggunaannya tidak secara otomatis bisa menjamin keberhasilan proyek. Jika, perusahaan paham akan kegunaan project manajement ini maka perusahaan tersebut akan mudah untuk memenangkan pasar.
Pembuatan Project Management Plan
Pembuatan project management plan akan dilakukan oleh seorang manajer proyek, yang kemudian akan ditandatangani oleh key stakeholder, dan menjadi dasar rencanan suatu proyek. Jika ada perubahan, maka perubahan tersebut akan masuk ke dalam change control & akan menjadi bahan komparasi antara project actual dengan project baseline. Ketika manajer proyek menyelesaikan dokumen tersebut, selanjutnya akan ada kick-off meeting untuk menjalankan proyek secara resmi. Tujuannya adalah untuk memberitahukan kepada stakeholder, bahwa proyek tersebut akan berjalan dan memberikan gambaran kepada setiap stakeholder mengenai aktivitas apa saja yang akan dilakukan dan dilaporkan. Baik proyek besar atau kecil, pembuatan dokumen ini adalah suatu keharusan.
Baca Juga:
- Regulasi Cuti Berbayar & Cuti Tidak Berbayar
- 7 Pekerjaan Yang Tepat Untuk Fresh Graduate Semua Jurusan
- Implementasi Metode FIFO, LIFO & AVERAGE Pada Perusahaan
- 3 Alasan Laporan HR Anda Ditolak
- Sifat yang Harus Dimiliki Karyawan Fresh Graduate
Isi Dokumen Manajemen Proyek
Seorang manajer atau project auditor biasanya akan menanyakan dokumen penting seperti project charter & project management plan. Project auditor akan dijelaskan secara menyeluruh isi dari manajemen proyek, tujuannya untuk menilai kesiapan keseluruh stakeholder dalam mengeksekusi suatu proyek.
Project management plan memiliki baseline yang akan dirancang dalam fase perencanaan. Ada 3 baseline dalam manajemen proyek, diantaranya:
- Scope baseline, berisi project scope statement, WBS & WBS dictionary.
- Schedule baseline, berisi project schedule yang memiliku start date & end date untuk setiap aktivitas.
- Cost baseline, berisi project budget.
Ketiga baseline diatas biasanya disebut sebagai performance measurement baseline. Karena manajer akan membandingkan antara proyek yang berjalan dengan baseline tersebut. Kemudia variable tersebut akan menjadi laporan kepada stakeholder mengenai kondisi proyek, apakah masih in-scope atau out-of-scope. Dan apakah under, within atau over budget, serta apakah behind, on, atau ahead schedule.
Setiap terjadi perubahan terkait dengan baseline selama executing & monitoring & controling, maka perubahan tersebut akan masuk ke dalam change control system. Jika disetujui maka manajer proyek dapat meng-update baseline ke dalam manajemen proyek.
Dasar Pembuatan Manajemen Proyek
Tools dalam membuat dan mengembangkan manajemen proyek ada dua yaitu, expert judgement & facilitation techniques. Ada beberapa dasar dalam pembuatan rencanan manajemen yang harus anda perhatikan:
- Project charter, digunakan sebagai titik awal dalam perencanaan awal dalam initiating process group.
- Output from other processes, semua baseline & subsidiary plan yang menjadi output pada proses perencanaan lainnya akan menjadi input pada proses ini.
- Enterprise environtmental factors, standar industri atau pemerintah, sistem informasi manajemen proyek, budaya, struktur organisasi, administrasi personil, infrastruktur, dan manajement practices.
- Organizational process assets, berupa guideline yang telah distandarkan, work instruction, kriteria pengukuran kinerja, prosedur change control, project files.
