Menjalin Komunikasi Yang Efektif Dengan Karyawan

Menjalin komunikasi yang efektif dengan karyawan adalah pekerjaan yang sulit bagi manajer. Mulai dari promosi, hingga kinerja karyawan yang rendah, pengunduran diri dan banyak lagi. Sampai-sampai seorang manajer sering merasa seperti “Apa Lagi Selanjutnya?”.

Tidak ada yang terlahir untuk memimpin, kita membuat kesalahan setiap hari dan belajar dari kesalahan. Sementara tugas manajer adalah untuk memastikan para karyawan tahu apa yang mereka harus lakukan, bagaimana karyawan mau mendengarkan anda.

Mari kita analisa alasan anda, mengapa begitu khawatir tentang menjalin komunikasi dengan karyawan tentang masalah yang akan terjadi:

Anda takut akan membuat mereka merasa bersalah
Anda takut konsekuensi dari percakapan tersebut
Anda takut menerima sebuah penolakan

Anda akan melihat kata “takut” sebanyak tiga kali diatas. Tetapi seperti kutipan terkenal George Addair: “Everything you’ve ever wanted is on the other side of fear”. Anda tidak pernah tahu apa yang akan benar-benar terjadi, jika anda tidak bersikap dengan benar hal ini bisa menjadi bencana besar bagi anda.

Namun anda dapat melakukan hal terbaik untuk tetap berada di kondisi yang menguntungkan. Jangan biarkan satu interaksi buruk merusak hubungan kerja anda karena akan berisiko merusak reputasi anda sebagai manajer.

Percakapan yang efektif adalah hasil dari mengatasi rasa takut ini dan semakin anda bisa mengeksplorasi diri semakin baik kualitas kepemimpinan anda. Berikut ini tips kami untuk memulai dan menjalin komunikasi yang efektif dengan karyawan, sebagai berikut:

Persiapkan Pendekatan

Rencanakan apa yang ingin anda katakan dan bagaimana teknik anda menyampaikan pesan. Tempatkan diri anda dalam situasi mereka dan tanyakan kepada diri anda, bagaimana anda bisa mengalami masalah-masalah tersebut dan apa yang memicunya?

Semakin sering anda melakukan percakapan dengan karyawan anda akan menghilangkan rasa canggung dan membantu anda merasa lebih percaya diri. Dan jangan menunggu terlalu lama untuk memulai percakapan dan lakukan se-transparan mungkin.

Buat Mereka Paham Pada Level Tertentu

Membuat rekan kerja sepemahaman adalah sesuatu yang sulit. Cari tahu cara-cara agar dapat mengakomodasi kebutuhan untuk bisa menyampaikan pesan dengan akurat dan mudah dipahami

Nyatakan tujuan tim dan bisnis anda di awal, bekerja sama dan mencari cara dalam mengatasi kekurangan di kedua sisi. Setelah percakapan selesai, nyatakan anda berterima kasih atas pemahaman mereka dan rekap percakapan melalui email dengan semua poin penting anda. Tetapkan tanggal tujuan dan beri laporan secara teratur jadi mereka mengetahui bahwa mereka mendapat dukungan.

Pastikan bahwa anda dan karyawan anda berada di kantor untuk menyelesaikan pekerjaan, bukan untuk menjadi teman terbaik. Cari akar permasalahan, dengar argumentasi mereka dan tanyakan bagaimana masalah bisa terselesaikan.

Buat Lebih Spesifik

Tidak ada yang lebih buruk daripada seorang manajer yang tidak tahu apa yang mereka inginkan. Saat mengemukakan masalah, pastikan karyawan anda mengenal baik diri anda. Buat daftar topik pembicaraan agar tidak tampak acak. Jika anda dapat mengingat contoh-contoh yang disertai dengan bukti tentang kesalahan apa yang terjadi untuk memperbaiki dan/atau mencegah masalah tersebut terulang lagi, kritik anda memiliki peluang lebih baik untuk diterima.

Temukan inti permasalahan dengan cepat dan jangan berfokus pada kesalahan karena ini akan membuat karyawan merasa bersalah lebih dalam.

Bertanggung Jawab

Kita sangat paham hal ini, mendengar bahwa anda tidak menjadi manajer sebaik yang diinginkan adalah pukulan telak bagi harga diri anda.

Mungkin anda tidak berada disekitar karyawan dalam penyelesaian masalah dikarenakan anda sibuk dan menempatkan karyawan dalam prioritas rendah. Menerima predikat itu janganlah dianggap negatif. Ini peluang sempurna untuk menunjukan level kepemimpinan anda dan membantu mengembangkan keterampilan yang mereka butuhkan.

Masih bingung? Aturlah jadwal, cek secara teratur, berhenti membuat-buat alasan dan berikan contoh.

Hati-hati Dengan Bahasamu

Ini kembali pada latihan apa yang ingin anda katakan. Penggunaan kata sangatlah penting, terutama pada intonasi suara yang anda gunakan. Kritik adalah salah satu bagian dari percakapan, tapi anda butuh cara penyampaian kata yang baik, hasil positif apa yang akan terlihat untuk memastikan hal tersebut terjadi.

Jika anda memulai percakapan tentang buruknya kinerja seorang karyawan, jelaskan manfaat bekerja dan manfaat bagi perkembangan karir mereka dan tim. Hindari kata-kata “menyalahkan” dan tanyakan kepada mereka proses seperti apa yang sampai menyembabkan pekerjaan tidak selesai. Untuk itu anda juga dapat memanfaatkan beberapa teknologi dalam menilai karyawan, contohnya memantau langsung keberadaan atau kehadiran karyawan melalui aplikasi absensi mobile.