9 Tahapan Proses Perekrutan dan Seleksi Karyawan Baru yang Benar

Bagi banyak perusahaan dan organisasi besar, proses seleksi dan rekrutmen karyawan baru merupakan sebuah pekerjaan yang sangat berat. Perusahaan melalui divisi HR harus benar-benar mampu menyaring orang-orang terbaik untuk menunjang produktifitas perusahaan, bahkan mereka juga harus menghitung biaya yang harus di keluarkan dan cara mengefisienkannya. Bahkan tidak sedikit perusahaan yang akhirnya menggunakan jasa pihak ketiga untuk membantu mereka dalam menemukan kandidat yang tepat. Mereka juga akan membantu pimpinan perusahaan untuk membuat keputusan yang handal dan mengenai proses perekrutan yang tepat agar dapat mempercepat pertumbuhan perusahaan yang lebih cepat.

Proses rekrutment akan melibatkan banyak tahapan dalam pelaksanaannya, mulai dari pemilihan metode rekrutment, pembuatan persyaratan, review resume, screening, wawacara dll. Untuk lebih detailnya, berikut ini akan kami sampaikan bagaimana Tahapan Proses Perekrutan dan Seleksi Karyawan Baru yang Benar.

Proses Rekrutment & Seleksi

1. Sumber Mendapatkan Kandidat

Ini merupakan langkah pertama dan terpenting dalam seleksi kandidat. Sumber yang anda pilih akan berpengaruh dalam mendapatkan kandidat yang tepat untuk menduduki posisi tertentu. Sumber mendapatkan kandidat disini maksudnya adalah media yang anda gunakan untuk mengumumkan bahwa perusahaan sedang membuka proses rekrutment karyawan baru. Sumber kandidat bisa berbasis online maupun offline.

Sumber online untuk mendapatkan kandidat diantaranya yaitu: website portal pencari kerja ( Seperti: jobstreet.co.id, JobsDB.com, Karir.com Dll), melalui LinkedIn dan Brosur Digital yang dapat disebar melalui media sosial, banner iklan dll. Untuk sumber kandidat offline anda dapat memanfaatkan media seperti koran, radio maupun brosur yang disebar luaskan. Anda bisa mengarahkan calon kandidat untuk mendaftar melalui email, mengirim surat lamaran kerja ke alamat kantor atau langsung menemui anda di kantor. Untuk metode offline anda juga bisa membuat atau mengikuti jobfair, disana anda akan menemukan banyak kandidat.

Selain dengan metode offline dan Online, ada satu metode lain yang dapat menjadi sumber mendapatkan kandidat terbaik. Metode ini dengan memantau dan mempelajari perkembangan perusahaan lain. Anda dapat melihat adakah karyawan mereka yang bekerja sangat baik dan mudah beradaptasi. ketika calon kandidat yang tepat sudah diketahui, anda bisa membujuk mereka untuk bergabung diperusahaan ini. Walaupun biasanya butuh biaya extra dalam merekrutnya, namun jika dilihat secara jangka panjang proses ini justru menguntungkan perusahaan. Karena karyawan yang dipilih telah jelas kemampuannya dan anda tidak perlu lagi melakukan trainning untuk membantu karyawan tersebut bekerja dengan baik.

2. Membuat Pengumuman Rekrutment

Setelah anda menemukan sumber kandidat yang cocok, maka saatnya anda mengumumkan proses rekrutment dari media yang telah anda pilih. Biasanya jika anda menggunakan situs portal pencari kerja, maka mereka telah menyediakan template pengumuman yang baik. Namun jika anda membuat pengumuman berupa brosur dan offline, anda harus memastikan bahwa pengumuman tersebut sudah berisi informasi yang lengkap seperti judul lowongan kerja, Dekripsi pekerjaan, persyaratan, lokasi kerja dan cara melamar. Untuk lebih lengkap dan jelasnya anda dapat membaca artikel kami sebelumnya yang berjudul “5 Trik Menulis Iklan Lowongan Kerja yang Baik dan Menarik“.

3. Meninjau Lamaran yang masuk

Saat ini anda telah mengumpulkan banyak data lamaran pekerjaan dari kandidat karyawan baru. Maka langkah selanjutnya yang harus perusahaan jalankan adalah meninjau lamaran yang telah masuk. meninjau lamaran yang masuk dengan menyeleksi kandidat berbeda, jika diseleksi kandidat itu untuk memastikan kandidat terpilih untuk menjadi karyawan atau tidak, sementara meninjau lamaran adalah proses mensortir lemaran yang datang apakah sudah sesuai dengan kriteria atau tidak. Jika lamaran tidak sesuai dengan kriteria yang ditentukan, maka kandidat tidak akan diproses pada tahap berikutnya. Dengan menjalankan proses ini, divisi HR atau rekruters tidak perlu lagi menghabiskan banyak waktu untuk memproses kandidat yang memang sudah tidak sesuai dengan kriteria. Biasanya jika proses rekrutment menggunakan website portal pencarian kerja, maka prose seleksi lamaran ini dapat dilakukan secara uotomatis dan anda dapat mengambil data lamaran yang sesuai kriteria saja.

4. Screening

Proses screening adalah proses di mana perusahaan memastikan kebenaran data-data yang ada dari calon kandidat. Proses ini juga dapat dilakukan dengan memantau beragam sosial media yang dimiliki oleh kandidat, hal ini dilakukan untuk memahami karakter dan kepribadian kandidat. Screening dilakukan karena sering kali ditemukan bahwa penilaian melalui wawancara dan resume yang dikirim, belum tentu mencerminkan kandidat yang sebenarnya. Apa lagi dalam mencari karyawan terbaik, kandidat bukan hanya harus memiliki kemampuan skill yang baik tetapi juga atitude dan rasa kejujuran yang tinggi.

5. Wawancara Telepon

Ini adalah salah satu metode yang kurang banyak digunakan dan dioptimalkan oleh perusahaan. Perusahaan justru masih sering menggunakan telepon hanya untuk menghubungi kandidat untuk mengumumkan jadwal interview saja, padahal jika dioptimalkan akan berdampak positif dalam proses rekrutment. Wawancara via telepon merupakan wawancara tahap awal untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dan yang dibutuhkan seperti rincian latar belakang, pendidikan pengalaman kerja dan memastikan riwayat hidup karyawan. Selain itu dengan melakukan wawancara lewat telepon anda juga dapat memeriksa apakah kandidat memiliki kemampuan bahasa yang baik dan mampu berkomunikasi dengan sempurna kepada atasan melalui telepon serta juga dapat menunjukkan apakah kandidat mampu menangani keadaan darurat mendadak tanpa kesalahan dengan menyiratkan kinerja sempurna kepada atasan. Banyak kalangan HR menggunakan wawancara lewat telepon sebagai metode awal untuk melihat dan memahami kemampuan berbicara serta kecerdasan emosional kandidat. Ini juga menunjukkan seberapa baik kandidat akan tampil dibawah tekanan saat keadaan darurat tiba-tiba muncul.

6. Test kemampuan

Beberapa perusahan mewajibkan kandidat agar diuji dengan beragam test, hal ini dimaksud untuk mengetahui apakah kandidat nantinya bisa mengerjakan tugas pekerjaan yang diinginkan atau tidak. Umumnya ada beberapa rangkaian test yang dilakukan perusahaan dan tergantung posisi yang diinginkan ataupun karakter budaya perusahaan. Namun diantaranya adalah test kesehatan, pengujian obat terlarang, test psikologi, akademik, dan juga beberapa tes kemampuan khusus yang lebih spesifik.

7. Proses wawancara satu persatu

Proses ini biasanya menjadi point penting yang tidak pernah tergantikan, yaitu sesi wawancara langsung satu persatu kepada kandidat terpilih. Wawancara langsung biasanya merupakan proses yang paling banyak di khawatirkan kandidat, baik yang masih fresgraduate maupun yang sudah berpengalaman sekalipun. Biasanya jenis wawancara ini dilakukan langsung oleh kepada divisi HR bersama manajer ataupun pimpinan yang memahami tentang kriteria dasar pengetahuan yang diperlukan untuk menduduki posisi tertentu. Pada sesi ini HR dapat menggali lebih dalam informasi yang sebelumnya telah di dapat untuk memastikan bahwa kandidat adalah calon yang cocok untuk menjadi karyawa perusahaan anda.

8. Diskusi

Pada proses ini biasanya hanya melibatkan pimpinan perusahaan dan para rekrutment saja tanpa harus mengundang kandidat. Disini semua kandidat akan dinilai dan diurutkan bedasarkan nilai yang sudah didapatkan. Setiap kandit akan di diskusikan untuk memastikan akan diterima atau tidak. Banyak hal yang harus diperhitungkan disini, seperti gaji yang ditawarkan, kemungkinan kandidat mengundurkan diri, dan kemungkinan lainnya. Sebaiknya dalam diskusi ini harus dihadiri perwakilan pimpinan perusahaan, tim HR, manajes dan pimpinan divisi di posisi yang sedang ditawarkan. Hal ini dilakukan agar semua sudat pandang dan aspke yang dieperlukan dapat di nilai dari kandidat yang terpilih.

9. Menyerahkan Tawaran Kerja

Setelah semua proses melalahkan diatas telah dilaksanakan, dan perusahaan juga telah memiliki nama-nama kandidat yang dinyatakan berhasil utnuk masuk menjadi salah satu bagian dari perusahaan. Maka silahkan hubungi kandidat tersebut untuk melakukan proses terakhir yaitu wawancara tawaran kerja. Manajer perekrutan memberi tahu kandidat tentang peraturan ketenagakerjaan dan peraturan yang harus diikuti kandidat setelah dipilih. Tidak lupa rekruters juga akan menawarkan negosiasi gaji yang tepat kepada kandidat, rekruter harus mampu menawarkan nilai yang seimbang baik dari sisi perusahaan maupun kandidat. Ketika rekruters menjalaskan segala informasi kepada kandidat dan juga deal masalah gaji, maka akan ada sebuah dokumen draft yang berisi peraturan perusahaan beserta pedoman ketenagakerjaan dan instruksi diserahkan kepada karyawan tersebut. Hal ini dilakukan setelah kedua belah pihak mencapai pemahaman dan kesepakatan yang telah dicapai antara perusahaan dan kandidat yang sekarang dipekerjakan. Perlu dicatat bahwa tawaran kerja harus selalu dalam format cetak. Anda juga bisa memisahkan pedoman kerja dan kontrak kerja yang telah disepekati.

Terkadang setelah melakukan semua proses diatas, perusahaan juga melakukan pelatihan berupa trainning untuk karyawan baru, hal ini agar karyawan mampu bekerja dengan baik. Namun ini terkantung kebijakan perusahaan anda dan seperti yang anda tahu ada juga perusahaan yang membuat sistem masa uji coba dahulu pada kandidat sebelum benar-benar diterima menjadi karyawan. Semoga dengan adanya artikel ini dapat membantu perusahaan dalam proses rekrutmen yang baik, terimakasih.

Sumber : Wisestep