Sebagai hal yang wajib dalam rapat perusahaan, notulen bermanfaat untuk mengetahui hasil dari rapat dan sebagai dokumentasi dari kegiata rapat tersebut, sehingga dapat direview untuk kepentingan perkembangan bisnis. Berikut ini penjelasan lengkap dari fungsi, pengertian dan contoh-contoh notulen rapat yang benar.
Definisi Notulen Rapat
Notulen merupakan ringkasan tentang jalannya rapat, diskusi, sidang atau seminar dan hal yang dibicarakan serta keputusan apa yang telah diambil dalam rapat tersebut dari awal hingga akhir acara. Biasany, notulen berisi hari/tanggal, waktu, tempat, daftar peserta, isi rapat, kesimpulan dan tanda tangan para peserta dan pemimpin rapat.
Notula ini berupa catatan-catatan kecil yang biasanya ditulis oleh seorang notulis. Jadi, notulen rapat ini bersifat padat, ringkas, sistematis, dan menyeluruh.
Fungsi Notulen Rapat
Ada beberapa fungsi notulen rapat, yaitu seperti berikut ini:
- Dokumentasi Tertulis Rapat. Sebagai bukti dokumentasi tertulis dari rapat yang telah dilaksanakan oleh perusahaan.
- Pengukuran Kesuksesan Rapat. Sebagai standar keberhasilan atau tidaknya rapat.
- Hasil Keputusan Rapat. Bermanfaat untuk pelaksanaan kegiatan yang dihasilkan dari keputusan rapat.
Baca Juga:
- Indikator-Indikator yang Digunakan Dalam Penilaian Kinerja Karyawan
- 5 Tanda Anda Sudah Harus Cuti Kerja
- Cara Memilih 2 Tawaran Kerja Sekaligus
- Perbedaan Purchase Order dan Invoice
- Kegunaan CRM Bagi Bisnis & Perusahaan Anda
Definisi Notulis
Notulis merupakan orang yang berkemampuan menyimak, dan menulis dengan baik agar segala hal-hal yang ada dalam diskusi tertangkap dengan baik. Jadi, kewajiban seorang notulis adalah mencatat hasil dari jalannya diskusi.
Tugas Notulis
Berikut ini beberapa tugas seorang notulis.
- Mencatat Topik Masalah.
- Mencatat Waktu Rapat.
- Mendata Jumlah Peserta.
- Menyimak dan Menjaga Ketenangan Rapat.
- Merangkum Kesimpulan.
- Membuat Dokumentasi.
- Bersifat Objektif.
Susunan Notula
Berikut ini susunan notula rapat:
Kepala Notulen
Kepala notulen merupakan bagian awal dari penulisan notulen.
- Nama atau tema yang dibahas
- Hari dan tanggal acara dilaksanakan
- Waktu (jam) pelaksanaan acara
- Tempat pelaksanaan acara
- Unsur-unsur yang terlibat dalam acara
Isi Notulen
Susunan sistematis isi notulen dapat dibagi 4, yaitu:
- Kata Pembuka
- Pembahasan
- Pembacaan Keputusan
- Waktu Penutupan
Bagian Akhir Notulen
Bagian akhir notulen dibagi menjadi 3, yaitu:
- Nama Jabatan
- Tanda Tangan
- Nama Pejabat, Pangkat, atau NIP
Penandatangan
Penandatangan berisi tentang tanda tangan dari pihak-pihak yang dianggap penting dan bertanggung jawab atas terlaksananya acara rapat tersebut. Notulen biasanya ditanda tangani oleh ketua, wakil ketua, sekertaris, notulis.
