Agenda rapat atau meeting merupakan sebuah kegiatan yang sudah menjadi hal yang biasa dilakukan secara rutin dalam sebuah perusahaan. Tujuan dari rapat itu sendiri biasanya bisa bermacam-macam mulai membahas strategi kerja, membahas permasalahan yang terjadi di perusahaan, dan hal lainnya yang berkaitan dengan perusahaan.
Tetapi sering sekali agenda rapat yang seharusnya berjalan dengan efektif dan menghasilkan suatu tujuan yang jelas malah tidak dapat berjalan dengan semestinya. Alih-alih ingin membahas strategi kerja perusahaan untuk kedepannya malah menjadi sia-sia dan membuang waktu karena tidak mendapatkan hasil seperti yang di inginkan.
Banyak faktor yang menyebabkan sebuah rapat berjalan molor, tidak seperti semestinya atau tidak membuahkan hasil apa-apa. Oleh karena itu untuk menghindari rapat yang tidak efektif dibutuhkan pemahaman tentang bagaimana membuat sebuah rapat yang tepat dan tidak membuang waktu dengan percuma. Berikut adalah cara untuk membuat meeting yang tepat.
Baca juga: Ini Dia Tips Memimpin Rapat Dengan Cara Terbaik
Buatlah tujuan yang jelas
Sebuah agenda rapat harus mempunyai sebuah tujuan yang jelas dan spesifik. Oleh karena itu sebelum membuat sebuah agenda meeting atau rapat dengan karyawan cobalah untuk memikirkan tujuan dari agenda yang akan dilakukan. Pikirkan tentang usaha yang harus dilakukan untuk mencapai target, mencari pendapat untuk mendapat solusi dari permasalahan perusahaan, membicarakan tentang strategi baru dalam memajemen, atau hanya sekedar untuk berinteraksi kepada karyawan seputar pekerjaannya.
Buat jadwal rapat dari jauh-jauh hari
Buatlah jadwal agenda mengenai rapat dari jauh-jauh hari sebelum agenda tersebut dilaksanakan. Berita tahu kepada masing-masing karyawan tentang agenda rapat yang sudah anda rencanakan. Selain itu informasikan kepada karyawan tentang apa saja yang akan di bahas didalam rapat tersebut. Hal ini bertujuan agar setiap karyawan yang terlibat didalam rapat dapat mempersiapkan diri serta mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk rapat. Dengan begitu maka rapat dapat berjalan dengan tepat waktu karena semuanya sudah dipersiapkan secara matang dari jauh-jauh hari.
Baca juga: Ini Alasan Kenapa Kantor Harus Punya Aplikasi Absensi
Pilih siapa saja yang hadir dalam rapat
Saat anda membuat jadwal untuk melakukan agenda pertemuan rapat, jangan lupa juga luangkan waktu untuk memikirkan siapa saja yang perlu untuk hadir dalam agenda rapat tersebut. Hal ini penting karena apabila melibatkan orang-orang yang tidak relevan dengan topik pembahasaan yang akan dibicarakan di dalam rapat maka dapat dipastikan kegiatan yang dilakukan hanya akan membuang-buang waktu saja. Contohnya jika agenda rapat tersebut bertujuan untuk menyampaikan perubahan didalam manajemen perusahaan maka undanglah karyawan yang terlibat dengan perubahan tersebut secara langsung. Lalu jika anda ingin membuat agenda rapat yang bertujuan untuk mendapatkan solusi dari permasalahan maka undanglah karyawan yang pempunyai tanggung jawab dan dapat memberikan sebuah solusi dari permasalahan tersebut.
Atur jam rapat dengan tegas
Terkadang banyak dari karyawan yang terlalu santai saat diberitahu tentang jadwal agenda rapat sehingga membuat mereka menjadi tidak terlalu mementingkan waktu ketika hadir, jika hal tersebut terjadi maka akan menghabiskan waktu karena harus menunggu satu persatu karyawan untuk hadir di tempat rapat padahal waktu tersebut seharusnya dapat digunakan untuk membicarakan strategi kerja bukan malah habis untuk menunggu satu persatu karyawan hadir.
Baca juga: Cara Yang Benar Menyampaikan Kritik Kepada Karyawan
Akhiri rapat sesuai dengan jadwal
Apabila ingin melakukan agenda rapat secara rutin maka anda harus bertanggung jawab sebagai orang yang paling tepat waktu sesuai dengan peraturan yang telah anda tetapkan ketika rapat itu di mulai maupun ketika rapat tersebut berakhir. Bayangkan saja bagaimana upaya karyawan maupun rekan kerja anda untuk bisa hadir dalam rapat tersebut. Oleh karena itu anda harus menghargai waktu yang mereka miliki. Rekan maupun karyawan anda juga akan menghormati anda karena melihat bahwa anda menghargai waktu berharga yang mereka miliki. Selain itu jangan jadwalkan acara rapat yang memakan lebih dari waktu satu jam karena akan terlalu membuang-buang waktu karena.
Jangan perbolehkan menggunakan gadget
Ketika karyawan atau rekan kerja yang sedang melakukan rapat diperbolehkan untuk membawa dan menggunakan smartphonenya maka dapat dipastikan mereka tidak akan bisa fokus untuk memberikan kontribusinya saat rapat tersebut sedang berlangsung. Sebaliknya mereka hanya akan sibuk bermain-main dengan perangkat pintarnya masing-masing. Tentu saja hal tersebut dapat membuat rapat yang sudah direncanakan dengan baik malah tidak menghasilkan solusi dan hanya membuang-buang waktu. Oleh karenanya buatlah peraturan dimana karyawan atau rekan kerja yang mengikuti rapat tidak diperbolehkan menggunakan smartphone mereka pada saat rapat berlangsung.
Baca juga: Cara Meningkatkan Kedisplinan Karyawan
Beri ringkasan ketika selesai rapat
Hal yang biasa terjadi ketika rapat selesai dilaksanakan adalah tidak tepatnya pemahaman yang dimiliki oleh masing-masing karyawan tentang maksud dari rapat tersebut. Untuk menghindari perbedaan interpretasi dan pemahaman itu cobalah untuk membuat memo yang berisikan dengan ringkasan dan poin penting dari hasil rapat tersebut kemudian kirim melalui email dalam waktu kurang dari 24 jam setelah rapat tersebut selesai. Anda dapat mengirim email dengan penjelasan tentang hal apa saja yang harus dilakukan, batas waktu penyelesaiannya serta dokumen apa saja yang diperlukan sesuai dengan maksud dari rapat. Dengan seperti itu maka semua karyawan yang mengikuti rapat akan memiliki pemahaman dan persepsi yang sama sesuai dengan maksud dari rapat tesebut.
Dengan mengikuti cara diatas maka dapat dipastikan rapat yang akan anda pimpin akan berjalan dengan tepat dan lebih efektif. Selain itu, untuk dapat meningkatkan kefektifan kinerja dari karyawan, terutama untuk karyawan yang bekerja dilapangan, perusahaan dapat melakukan pengawasan dengan menggunakan aplikasi absensi android yang menggunakan teknologi Global Positioning System (GPS) sebagai sistem yang dapat berguna untuk memantau keberadaan karyawan secara real time.
