Penyusunan SOP adalah bagian penting yang perusahaan harus lakukan. SOP merupakan prosedur standar yang harus diterapkan oleh semua bagian staf dan karyawan yang bekerja pada perusahaan. SOP adalah suatu set prosedur standar bekerja yang menjadi acuan dalam proses kerja staf dan karyawan anda, SOP harus dibuat dengan teperinci dan tertulis berdasarkan acuan pada tujuan perusahaan. Penyusunan SOP akan disesuaikan dengan masing-masing divisi di perusahaan.
Proses bisnis yang ada diperusahaan menjadi dasar dari penyusunan SOP, tujuan dari penyusunan SOP adalah sebagai pedoman yang baik antara pelaksana dan pengawas terhadap sebuah pekerjaan, agar pekerjaan dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Dikuti dari situs sleekr.co/blog ada beberapa tahapan penyusunan SOP yang bisa anda lakukan.
Persiapan & Pembentukan Tim
Hal pertama yang harus anda lakukan adalah melakukan persiapan, yang bertujuan dengan persiapan adalah mengidentifikasi terhadap kebutuhan perusahaan dan berakhir dengan menentukan tindakan mana yang anda harus lakukan untuk menjalankannya, kebutuhan dan tindakan ini harus diselesaikan dengan proses bisnis dan tujuan yang berjalan pada perusahaan anda. Setelah menetapkan tindakan terhadap kebutuhan perusahaan, selanjutnya adalah membentuk tim yang bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas atau tindakan yang telah dibentuk. Dalam pembentukan tim harus disiapkan pedoman yang menjadi panduan dan hal yang mengendalikan atau mengontrol pekerjaan tersebut.
Baca Juga:
- Membangun CRM Jadi Lebih Mudah Dengan Aplikasi BOSSPINTAR
- Kelebihan Menjadi Pekerja Lapangan
- 7 Strategi Meningkatkan Nilai Transaksi Retail
- 5 Strategi Optimalkan Keuntungan Bisnis Garment
- Software Akuntansi Terbaik Indonesia
Pengumpulan Data & Pembuatan Draft
Setelah tahap pertama telah anda selesaikan, selanjutnya tim harus melakukan pengumpulan data dan informasi terkait dengan tindakan dan kebutuhan. Selain itu juga terdapat beberapa informasi tambahan yang harus dikumpulkan seperti struktur organisasi, alur otorisasi, pihak yang terlibat, dan hal-hal lain yang berkaitan. Setelah data dan informasi terkumpul maka lebih baik dibuat dalam bentuk flow chart dan narasi yang diikuti dengan adanya PIC pada masing-masing aktivitas tersebut. Hal ini yang akhirnya menjadi draft pedoman SOP pada perusahaan.
Simulasi & Evaluasi SOP
Setelah anda memiliki draft dari SOP yang anda buat, selanjutnya harus dilakukan simulasi SOP. Simulasi ini dijadikan sebagai waktu uji coba terhadap SOP yang telah dibentuk. Setelah simulasi dijalankan maka tim harus mengadakan review terhadap simulasi tersebut. Review harus melibatkan pengawas dan pelaku dari setiap divisi yang terlibat. Review dapat dilakukan dengan metode Focus Group Discussion (FGD) dan outputnya merupakan keputuhsan terhadap SOP yang baik yang telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Penyetujuan & Implementasi SOP
Setelah tahap review rampung dan telah ada penyesuaian dengan kebutuhan perusahaan, tahap berikutnya adalah tahap penyutujuan, dalam tahap ini pihak yang memberikan persetujuan dari SOP adalah pimpinan tertinggi dalam perusahaan, dan bagian bawah SOP harus ditanda-tangani oleh pihak yang berwenang, biasanya SOP ditandatangani oleh pembuat, pengoreksi, dan pimpinan tertinggi. Setelah SOP disetujui dengan tandatangan atasan maka tahap selanjutanya adalah mengimplementasikan SOP tersebut dalam proses bisnis yang sesungguhnya di perusahaan.
Pemeliharaan & Audit
Yang terakhir adalah pemeliharaan & audit terhadapa SOP yang telah diterapkan di perusahaan. Pada tahapan ini sifatnya adalah berkelanjutan dan rutin. Auditor akan memperhatikan dan menganalisa apanila terjadi kesalahan dari SOP. Output dari tahap ini adalah adanya laporan audit rutin dan laporan perbaikan terhadap SOP yang belum sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
