Proses penggajian dan tugas lain yang berkaitan dengan sumber daya manusia SDM merupakan salah satu pekerjaan yang paling membosankan dan memakan waktu lama apalagi jika dilakukan secara manual. Tentu saja proses manual tidak dapat terus dipertahankan karena akan memperlambat proses administrasi SDM dalam perusahaan.
Oleh karena itu banyak perusahaan baik yang berskala besar maupun kecil mulai beralih ke teknologi penggajian yang menggunakan sistem payroll dan dapat dioperasionalkan dengan mudah. Faktanya, survei yang dilakukan oleh PwC mengenai teknologi HR, belakangan melaporkan jika lebih dari 70 persen perusahaan atau organisasi memiliki paling tidak satu proses SDM yang menggunakan sistem aplikasi, dan 40 persen perusahaan yang memiliki semua fitur yang dapat digunakan untuk melakukan penggajian payroll.
Baca juga: Software HRD, Payroll dan Penggajian Terbaik 2018
Sebegai pimpinan tentu anda ingin perusahaan dapat berjalan dengan lebih cepat sesuai dengan perkembangan zaman, untuk itu penggunaan sistem penggajian payroll merupakan sebuah hal yang harus anda lakukan. Namun sebelum memutuskan untuk beralih ke sistem payroll, anda harus melakukan riset terlebih dahulu untuk mengetahui sistem apa yang paling diperlukan oleh perusahaan anda untuk melakukan payroll. Agar mengetahui sistem payroll apa yang terbaik untuk perusahaan anda, berikut adalah langkah-langkah yang harus anda lakukan agar proses trasisi penggajian manual menuju sistem payroll berjalan dengan baik.
Lihat kredibelitas sistem payroll
Sebelum beralih menuju sistem payroll, pastikan anda mencari tahu terlebih dahulu informasi mengenai sistem payroll terbaik yang dapat digunakan pada perusahaan. Anda dapat mencaritahu perusahaan penyedia sistem payroll terbaik di internet. Carilah sistem payroll yang memiliki kredibilitas terbaik seperti APS HRD SYSTEM. Salah satu software HRIS terbaik dan telah dipercaya oleh berbagai perusahaan besar di Indonesia.
Selain itu pastikan platform yang digunakan oleh sistem payroll tersebut dapat anda gunakan pada perusahaan. Misalnya perusahaan anda lebih mementingkan kemanan daripada mobilitas, maka pilihlah sistem payroll yang menyimpan data pada perangkat anda. Atau jika perusahaan lebih mementingkan mobilitas agar dapat melakukan perhitungan penggajian dimana saja, maka pertimbangkan untuk memilih sistem payroll yang dapat digunakan diperangkat mana saja. Salah satu sistem payroll yang dapat digunakan diberbagai perangkat baik bersistem cloud maupun bersifat offline adalah APS HRD SYSTEM.
Baca juga: Kriteria Software Penggajian Karyawan Terbaik
Pastikan sistem payroll dapat dikostumisasi sesuai kebutuhan
Sangat penting untuk memilih sistem payroll yang dapat dikostumisasi sesuai dengan kebutuhan yang dimiliki perusahaan. Terutama bagi anda pemilik perusahaan yang baru saja dirintis. Perjalanan panjang menuju kesuksesan perusahaan tentu harus dibarengi dengan fleksibilitas sistem payroll. Dengan begitu anda tidak perlu lagi mengganti sistem payroll setiap ada perkembangan dalam perusahaan. Sistem payroll yang memiliki fitur kostumisasi tentu akan sangat membantu perusahaan. Karena dapat terus mengikuti aturan yang ditetapkan oleh pemerintah seperti perhitungan PPH 21, BPJS Ketenagakerjaan dan cuti kerja.
Lakukan transisi data ke sistem payroll baru
Setelah anda memilih sistem payroll yang tepat untuk perusahaan dan dapat menjadi solusi HRD dalam melakukan proses penggajian, sekarang saatnya melakukan transisi seluruh catatan dan data karyawan kedalam sistem payroll yang baru. Mungkin ini akan terlihat sedikit sulit, namun anda dapat melakukan berbagai cara agar proses transfer berjalan dengan akurat. Saat penyedia layanan sistem payrol telah memigrasi data karyawan anda, maka tim HRD harus menyesuaikan tanggal, waktu dan hal lain yang berkaitan dengan informasi karyawan sesuai dengan yang ada didalam sistem payroll. Hal ini sangat penting agar proses penggajian dapat berjalan dengan baik.
Setelah selesai memindahkan data yang sebelumnya berada dalam bentuk fisik kedalam sistem payroll, maka selanjutnya anda harus menguji coba sistem payroll tersebut. Pastikan sistem payroll berjalan dengan benar dan sesuai seperti apa yang diinginkan oleh perusahaan.
Baca juga: 5 Hal Yang Harus Diperhatikan Sebelum Memilih Aplikasi Penggajian
Beri pelatihan agar sistem payroll dapat dipahami
Agar sistem payroll dapat dioperasionalkan dengan baik, anda harus memberikan pelatihan dan pengenalan sistem kepada seluruh karyawan terutama kepada HRD. Dengan begitu, karyawan akan mengetahui kegunaan dari sistem payroll yang akan anda terapkan pada perusahaan. Selain itu, memberikan pelatihan kepada HRD dapat meningkatkan pengetahuan HRD tentang bagaimana cara menggunakan sistem payroll.
Mengelola data karyawan, upah gaji, pemotongan pajak dan jaminan kesehatan bukanlah tugas yang mudah. Untuk mengerjakan hal tersebut dibutuhkan tingkat fokus yang tinggi karena salah sedikit akan sangat berpengaruh terhadap kinerja karyawan dan perhitungan gaji. Dengan memperbarui sistem HR dan penggajian perusahaan anda ke sistem payroll, akan sangat membantu pekerjaan HRD karena proses rumit dalam menghitung penggajian dapat terselesaikan dengan mudah. Seperti APS HRD SYSTEM yang hanya memerlukan tiga langkah mudah dalam melakukan proses perhitungan penggajian yaitu proses tarik data – proses absensi – proses penggajian. Silahkan klik gambar dibawah untuk melihat segala kelebihan yang dimiliki APS HRD SYSTEM.
