Aturan Surat Peringatan Kerja (SP) Sesuai Undang-Undang

Surat Peringatan merupakan salah satu bentuk pendisiplinan yang dilakukan oleh perusahaan kepada karyawan agar karyawan tersebut tidak mengulangi kesalahannya serta memberikan efek jera. Setiap perusahaan pada umumnya mengatur seluruh pekerjaan, aktivitas dan prilaku karyawannya melalui aturan perusahaan. Aturan tersebut diantaranya berbentuk dalam Peraturan Perusahaan, SOP, Kode Etik dan lainnya. Pemberian Surat Peringatan Kerja perlu untuk dilakukan agar karyawan tidak memberikan dampak negatif kepada rekan kerja maupun kepada perusahaan.

Baca juga: Apakah Pemberian SP Berdampak Positif Terhadap Karyawan?

Pelanggaran aturan yang dilakukan oleh karyawan dapat dikenai sanksi berupa Surat Peringatan. Berdasarkan Undang-Undang Ketenagakerjaan, SP atau Surat Peringatan adalah sebuah bentuk pembinaan perusahaan kepada karyawan sebelum melakukan pemecatan atau Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) kepada karyawan. Dasar aturan surat peringatan kerja (SP) diatur didalam Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 161 No 13 Tahun 2003. Dalam Undang-Undang tersebut, pemerintah menjelaskan tingkat pemberian Surat Peringatan terdiri dari 3 dimulai dari SP 1 atau SP pertama, SP 2 dan SP 3. Masing-masing dari Surat Peringatan tersebut memiliki masa berlaku selama 6 bulan. Jika karyawan melakukan pelanggaran saat waktu pemberian SP-nya masih berlaku, maka karyawan tersebut akan kembali diberikan SP dan tidak di PHK, jika yang diberikan adalah SP 2 maka karyawan tersebut akan mendapat SP 3 dan berlaku selama 6 bulan. Namun jika karyawan telah mendapat SP 3 dan kembali melakukan pelanggaran, maka perusahaan dapat memberikan PHK atau Pemutusan Hubungan Kerja kepada karyawan.

Baca juga: Apakah Karyawan Resign Mendapatkan Pesangon Dari Perusahaan?

Untuk lebih lengkapnya, berikut adalah ringkasan dari Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 161 No 13 Tahun 2003 yang menjelaskan aturan dalam pemberian Surat Peringatan:

• Surat Peringatan (SP) 1, SP 2 dan SP 3 tidak perlu diberikan secara berurutan, tapi dinilai berdasarkan besar kecilnya pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.
• Tingkatan Surat Peringatan (SP) akan ditentukan bersama oleh atasan yang setingkat dengan manager dan HRD (Human Resource Departement) lalu disetujui oleh direksi.
• Setiap Surat Peringatan yang diberikan berlaku dalam jangka waktu selama 6 bulan.
• Jika karyawan melakukan pelanggaran sebelum masa berlaku Surat Peringan pertama habis, maka perusahaan akan memberikan Surat Peringatan kedua yang memiliki jangka waktu selama 6 bulan sejak Surat Peringatan di terbitkan.
• Jika karyawan tetap melakukan pelanggaran sebelum Surat Peringatan kedua habis masa berlakunya, maka perusahaan dapat memberikan Surat Peringatan ketiga (SP 3) yang berlaku selama 6 bulan sejak Surat Peringatan diterbitkan.
• Jika karyawan masih melakukan pelanggaran sebelum masa berlaku Surat Peringatan ketiga habis, maka karyawan akan mendapat PHK dari perusahaan.
• Saat jangka waktu Surat Peringatan sudah habis dan karyawan melakukan pelanggaran maka perusahaan akan memberikan Surat Peringatan berdasarkan dengan besar kecilnya pelanggaran yang dilakukan.
• Jangka waktu selama 6 bulan tersebut bertujuan agar karyawan dapat memperbaiki kesalahnnya dan sebagai penilaian bagi perusahaan apakah selama 6 bulan kinerja karyawan membaik atau justru memburuk.

Apakah pemberian Surat Peringatan boleh melompat langsung ke SP 3?

Pada umumnya, pemberian Surat Peringatan Kerja kepada karyawan dilakukan secara berurutan mulai dari SP 1 hingga SP 3, namun bukan tidak mungkin perusahaan akan langsung memberikan SP 2 atau SP 3 kepada karyawan yang melakukan pelanggaran. Hal ini tergantung dengan kesepakatan bersama yang tertulis didalam kontrak kerja dan berdasarkan besar kecilnya kesalahan yang dilakuykan. Biasanya jika karyawan melakukan kesalahan kecil seperti melakukan kelalaian kerja, atau kesalahan yang bisa ditolerir maka perusahaan bisa memberikan SP1. Namun apabila pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan berdampak langsung terhadap perusahaan, merugikan, merusak maka bukan tidak mungkin perusahaan akan memberikan SP 3 atau mungkin dipecat dan dipidanakan.

Baca juga: Beralih Ke Sistem Payroll? Ini Hal Yang Harus Dipersiapkan

Bagimana kriteria pemberian Surat Peringatan (SP)?

Bagimana kriteria yang cocok untuk pemberian Surat Peringatan atau SP? Tidak ada aturan resmi yang diatur pemerintah dalam kriteria untuk pemberian surat peringatan. Pada dasarnya, pemberian Surat Peringatan merupakan keputusan yang diambil oleh Human Resource Departement (HRD) atau pimpinan perusahaan. Anda sebagai pimpinan perusahaan atau HRD berhak menentukan apakah karyawan tersebut pantas mendapat teguran berupa Surat Peringatan. Pastikan pemberian Surat Peringatan tersebut benar-benar tepat dan dapat membuat karyawan yang diberi Surat Peringatan memperbaiki dirinya. Seperti yang diketahui, Surat Peringatan merupakan salah satu hal yang sangat sensitif bagi karyawan, karena dengan memberikan Surat Peringatan, bisa saja menyebabkan karyawan tersebut menurun tingkat keefektifannya dalam bekerja. Atau bukan tidak mungkin malah akan membuat kesalahan lain karena mentalnya menurun akibat diberikan Surat Peringatan. Untuk menghindari hal yang tidak diinginkan, ada baiknya anda melakukan investigasi terlebih dahulu sebelum memberikan Surat Peringatan kepada karyawan.

Baca juga: Cara Menghitung Uang Pesangon Karyawan PHK Beserta Aturannya

Itu tadi adalah aturan pemberian Surat Peringatan sesuai Undang-Undang yang ditetapkan oleh pemerintah. Surat Peringatan memang dapat dijadikan alat untuk membuat karyawan mengevaluasi kesalahannya dan tidak mengulanginya lagi. Namun ada baiknya setiap kesalahan yang dilakukan oleh karyawan dibicarakan dahulu dan dicari akar permasalahannya sebelum memberikan Surat Peringatan.