7 Langkah Menerapkan Paperless Pada Divisi HR
Share untuk berbagi kebermanfaatan
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Dengan perkembangan teknologi sekarang, banyak perusahaan mampu pengurangi ketergantungan terhadap penggunaan kertas (Paperless). Divisi HR menjadi salah satu yang dapat dicontohkan bagaimana mengurangi kertas (paperless) dengan menerapkan teknologi digital.

Sebelumnya Mpssoft telah menjelaskan bagaimana menjadikan perusahaan sebagai paperless office secara umum pada artikel yang berjudul : 6 Langkah Jitu Perusahaan Menjadi Paperless Office. Dan untuk artikel ini, kami lebih fokus menjelaskan bagaimana penerapan paperless pada divisi human resourche (HR). Langsung saja kita simak langkah-langkah dari pembahasan tersebut di bawah ini.

Proses rekrutmen karyawan tanpa kertas lamaran

Dahulu dalam proses rekrutmen, divisi HR perlu menyebarkan informasi lowongan pekerjaan di koran ataupun media lainnya. Selain itu karyawanpun harus mengirim surat lamaran beserta fotocopy ijazah dan dokumen lain yang diperlukan. Hal ini tentunya sangat memboroskan penggunaan kertas, apalagi surat lamaran yang di terima hanya untuk di baca sekali oleh rekruters dan habis itu tidak berguna lagi.

Baca juga : 5 Hal Yang Dilihat Perekrut Dari LinkedIn Anda

Namun cara-cara tersebut sudah tidak berlaku lagi. Dalam proses penyebaran informasi lowongan kerja, divisi HR dapat memanfaatkan sosial media (seperti facebook, twitter, linkedIn dll) serta banyak portal penyedia informasi lowongan kerja. Untuk mendapatkan surat lamaran beserta dokumen pendukung, anda bisa memintanya dalam format digital dan dikirim melalui email. Jika anda menggunakan portal lowongan kerja seperti jobstreet.co.id, jobsdb.com dll, anda tidak perlu lagi miminta surat lamaran dan dokumen pendukung, karena biasanya semua itu telah tersedia di dalam masing-masing portal.

 

Sistem absensi digital

Jika perusahaan anda masih menggunakan sistem absensi manual, maka dalam proses pencatatan hingga perekapannya pasti sangat membutuhkan banyak kertas adan waktu. Beda halnya dengan absensi digital, anda dapat langsung melihat otomatis rekap digital data absensi karyawan anda.

Sistem absensi digital yang sering digunakan biasanya ada 3 jenis, yaitu :

  • Sistem absensi sidik jari dan wajah
    Sistem ini dengan mesin absensi sidik jari (finger print) dan pengenal wajah adalah yang paling banyak digunakan oleh perusahaan. Sistem ini merekam sidik jari atau wajah karyawan setiap melakukan cek kedatangan dan cek absen kepulangan. Sekarang telah banyak beredar merek-merek mesin sidik jari dan pengenal wajah dengan berbagai spesifikasi. Mulai dari harga yang cukup murah hingga sangat mahal tersedia di pasaran, semua tergantung penggunaan di perusahaan anda. Salah satu situs terpercaya yang menjual berbagai produk mesin absensi dan sidik jari di indonesia adalah Untung.id.
  • Kartu Absensi
    Kartu absensi adalah kartu yang digunakan untuk proses absensi yang setiap karyawam memiliki kartunya masing-masing. Ada 3 teknologi yang sering digunakan oleh kartu abseni yaitu : Dengan pita magnetic dan di gunakan dengan cara di gesek seperti kartu kredit, lalu ada juga dengan barcode, yang mana dalam menggunaanya kartu akan di scan dengan sensor dan yang terakhir dengan menggunakan chip RFID pada kartu, penggunaanya hanya dengan di dekatkan pada mesin absensi.
  • Aplikasi Absensi Mobile
    Metode absensi menggunakan aplikasi ini sedang naik daun di banyak perusahaan. Karena selain tidak memerlukan perangkat keras tambahan, metode ini cukup ampuh menghindari karyawan “jail” yang suka titip absen. Aplikasi ini menggunakan smartphone dalam proses absensi, dimana karyawan hanya dapat melakukan check in absensi ketika telah masuk di area kantor saja. Salah satu aplikasi absensi mobile populer yang sering digunakan oleh banyak perusahaan andalah Boss Attendance System. Aplikasi ini menggunakan teknologi GPS untuk memastikan akurasi lokasi absensi, sehingga karyawan benar-benar hanya dapat melakukan absensi ketika berada di dalam kantor atau lokasi yang telah ditentukan saja.

 

Gunakan tanda tangan digital (digital signature)

Tanda tangan digital merupakan teknologi untuk menganti metode verifikasi melalui tanda tangan basah (konvensional). Jika tanda tangan biasa memerlukan dokumen dalam bentuk kertas sebagai medianya, maka tanda tangan digital hanya perlu dokumen digital seperti word, excel, pdf, hingga yang berbentuk gambar.

Dengan adanya tanda tangan digital, maka akan mempermudah segala proses persetujuan ataupun pembuatan surat perjanjian yang dilakukan secara jarak jauh. Dan pastinya tentu akan menggurangi penggunaan kertas, karena semua dilakukan serba digital.

 

Pengajuan cuti dan izin secara digital

Untuk memaksimalkan pengurangan kertas, maka tidakanlah proses pengajuan cuti ataupun izin tidak hadir melalui surat permohonan. Dengan menggunakan salah satu software HR terbaik di indonesia yaitu APS HRD SYSTEM, karyawan dapat mengajukan cuti dan izin melalui fitur APS Self Service yang dapat di akses melalui smartphone. Selain itu dengan fitur ini karyawan mampu mengetahui data kehadiran, gaji, komplain, hingga notifikasi yang datang dari perusahaan. Selain fitur Selft Service, masih banyak lagi fitur-fitur yang dapat di nikmati dari APS HRD SYSTEM.

Baca juga : Memahami Perbedaan Headhunter, Rekruters dan Sourcers

 

Kirim slip gaji karyawan melalui email

Slip gaji merupakan tanda bukti jika perusahaan telah memberikan hak gaji pada karyawannya. Jika slip gaji tidak diterima, karyawan dapat memiliki kekuatan hukum untuk melaporkan perusahaan karena tidak membayar gaji mereka, sekalipun sebenarnya gaji telah karyawan terima. Biasanya slip gaji diberikan dalam bentuk kertas print dan walaupun cuma sedikit tetap saja akan menghabiskan kertas. Maka dari itu sebagai perusahaan paperless, divisi HR harus mampu menerapkan slip gaji digital yang dapat di kirim melalui email. APS HRD SYSTEM juga telah mendukung pengiriman automatis slip gaji setelah proses pengiriman gaji melalui fitur payroll berhasil di lakukan.

 

Lupakan test tertulis dan gunakan aplikasi online test

Dalam proses seleksi atupun rekrutmen karyawan baru, test tertulis merupakah salah satu tahap yang sering di lakukan selain tahap wawancara. Biasanya test tertulis di lakukan untuk mengetahui kemampuan dasar kandidat ataupun untuk melihat kemampuan lainnya. Test tertulis dapat berupa test minat bakat, kemampuan dasar, hingga test psikologi. Untuk melaksanakan test tersebut pastinya dapat menghasilkan banyak kertas untuk media soal dan lembar jawaban. Bayangkan jika anda memiliki perusahaan yang sedang melakukan test untuk peluhan ribu pelamar, pastinya sudah terbayang berapa kertas yang harus di habiskan.

Baca Juga : Cara Tepat Negosisasi Gaji Saat Wawancara

Jika anda menggunakan APS HRD SYSTEM, tersedia fitur test online tanpa menggunakan kertas bagi calon karyawan baru.

 

Menerapkan sistem payroll otomatis

Sistem payroll otomatis artinya adalah sebuah sistem yang dapat membuat proses penggajian, mulai dari perhitungan jumlah yang diterima ,hingga proses transfer gaji secara otomatis. Selain hemat kertas, aplikasi payroll membantu divisi HR mengurangi kesalahan proses perhitungan gaji. Sehingga baik perusahaan maupun karyawan tidak akan ada yang di rugikan, serta tidak akan ada lagi yang namanya keterlambatan gaji.

APS HRD SYSTEM yang telah diakui sebagai salah satu software HR terbaik di indonesia ini, memiliki aplikasi payroll yang telah terkoneksi dengan data mesin absensi dan data lainnya. Sehingga segala bentuk bonus dan pemotongan akan di lakukan secara automatis. Segala hal dapat dilakukan secara otomatis dengan hasil yang sempurna, berkat adanya teknologi kecerdasan buatan (artificial intelegent) di dalamnya.


Share untuk berbagi kebermanfaatan
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>