Tim HR memiliki tanggung jawab penuh pada kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada pada perusahaan. Mulai dari proses rekrutmen untuk mendapatkan kandidat karyawan terbaik, pelatihan dan pengembangan karyawan, monitoring, penggajian, hingga masalah pengunduran diri dan pemberhentian. Dan salah satu tugas paling sulit yang HR rasakan adalah ketika karyawan mengajukan diri untuk resign atau mengundurkan diri. Ketika karyawan mengajukan diri untuk resign, tentunya akan sangat mengejutkan dan butuh diproses sesegera mungkin.
Proses pengunduran diri karyawan bukanlah hal yang mudah, karena banyak hal yang harus dipersiapkan bagi perusahaan. Maka dari itu sejak dini tim HR harus mampu menangani ketika ada karyawan yang akan mengajukan pengunduran diri atau resign. Berikut ini kami akan memberikan anda 4 hal utama yang seharusnya anda lakukan saat karyawan mengajukan diri untuk resign.
Sampaikan Dengan Cara Terbaik kepada Karyawan Lain
Bukan hanya perusahaan yang terpengaruh akibat karyawan yang resign, karyawan lain juga akan terpengaruh (baik dari sisi pekerjaan maupun non-pekerjaan). Maka dari itu anda harus menyampaikan kabar pengunduran diri tersebut kepada karyawan lain. Namun anda harus mengtahui bagaimana cara penyampaian yang terbaik saat mengumumkan hal tersebut. Dengan begitu karyawan lain dapat mengetahui informasi tanpa ada respon yang dapat berdampak buruk di kemudian hari.
Anda harus menanyakan kepada karyawan yang akan mengundurkan diri tentang seberapa dekat dia dengan karyawan lain atau bagaimana hubungan dia pada mereka. Dengan begitu anda dapat memprediksi bagaima cara menyampaikan informasi pengunduran yang terbaik, misalnya mungkin anda dapat mengabarkan pesan secara langsung, email, forum dll. Anda juga harus meyakinkan karyawan lain, jika pengunduran karyawan tersebut akan ditransisi dengan semaksimal mungkin, sehingga tidak akan berpengaruh banyak terhadap karyawan lain
Baca juga: Inilah Cara Menjaga Agar Karyawan Terbaik Tidak Resign
Cari Tahu Alasan Karyawan ingin Resign
Dengan segala apa yang telah perusahaan berikan, wajar jika muncul rasa kecewa dan marah saat mendengar karyawan akan mengundurkan diri. Tapi sebaiknya anda harus mampu menahan emosi tersebut dan cobalah tetap bersikap baik dan professional. Sebaiknya anda mulai diskusi hangat kepada karyawan yang akan mengundurkan diri. Tanyakanlah alasan-alasan yang membuat karyawan memutuskan untuk mengundurkan diri.
Setelah mendengar alasannya, anda akan memahami apa yang menyebabkan karyawan resign. Bisa jadi alasannya karena tidak cocoknya dia pada perusahaan, masalah pribadi, tawaran dari perusahaan lain Dll. Walaupun biasanya karyawan yang telah mengajukan diri untuk resign sulit dicegah. Namun anda bisa saja memberikan solusi-solusi agar karyawan membatalkan niatnya untuk mengundurkan diri. Apalagi jika yang mengundurkan diri adalah salah satu karyawan terbaik, pastinya akan sangat merugikan perusahaan anda.
[Image by : thinkadvisor.com]
Segera Buat Rencana Transisi
Ketika anda telah tau alasan dan sudah memberi solusi agar dia tidak resign, namun karyawan tersebut tetap ingin mengundurkan diri maka relakan karyawan tersebut. Kini lanjutkan diskusi anda pada karyawan tersebut untuk membahas tentang tugas dan tanggung jawab yang selama ini dia kerjakan. Silahkan anda tuliskan semua tugas sedang dikerjakan tersebut dalam daftar yang komprehensif. Daftar ini akan berguna bagi anda agar dapat memilih karyan lain yang cocok untuk melanjutkan tugas tersebut.
Sebelum karyawan yang resign tidak akan bekerja lagi, mintalah ia untuk mengajari karyawan lain mengerjakan tugas-tugasnya. Dengan seperti ini, maka akan terhindar dari pekerjaan yang tidak terkerjakan, maupun klien yang lupa untuk ditangani.
Baca juga: 4 Alasan Kenapa Perusahaan Anda Membutuhkan HRIS
Lakukan Evaluasi, Apakah Anda Butuh Rekrutmen Baru
Kini untuk sementara masalah karyawan yang resign telah hampir selesai, semua tugas-tugas karyawan yang resignpun telah diambil alih oleh karyawan lain. Namun tugas anda sebagai HR belum selesai, coba sekarang anda lihat bagaimana karyawan lain mengerjakan tugas-tugas yang ditinggal oleh karyawan resign tersebut. Anda harus melihat tugas tambahan tersebut apakah memberatkan atau tidak, hal ini bisa menjadi pertimbangan anda untuk menambahkan karyawan baru atau tidak.
Ketika hasilnya ternyata tugas-tugas tambahan tersebut sangat membebani karyawan lain dan menganggu tugas sebelumnya, maka ini pertanda jika secepatnya anda harus membuat perekrutan karyawan baru. Namun jika tugas tersebut dapat ditangani secara baik dan tidak terlalu berpengaruh dengan tugas sebelumnya, maka anda tidak perlu menambah karyawan baru.
Ketika 4 proses ini telah anda lakukan saat ada karyawan yang mengundurkan diri, maka anda telah bertugas dengan baik sebagai HR. Kini saatnya untuk anda flashback kembali alasan karyawan tersebut mengundurkan diri. Kini carilah solusi agar karyawan lain tidak mengundurkan diri dengan alasan yang sama. Jika ternyata masalah tingginya tingkat pengunduran diri diakibatkan oleh perusahaan itu sendiri, maka benahilah.
Salah satu masalah yang sering mengakibatkan karyawan resign adalah gaji yang tidak sesuai dengan apa yang telah karyawan kerjakan untuk perusahaan. Anda dapat mengatasi ini dengan beragam hal, salah satunya dengan menggunakan Software HR Terbaik. Ketika anda menggunakan software HR, setidaknya sistem payroll dapat dilakukan secara automatis, cepat dan sesuai dengan apa yang karyawan kerjakan.
