“Time is money”, kira-kira seperti itulah perumpamaan yang sering kita dengar dari orang orang. Hal itu juga berarti bagi perusahaan yang memiliki karyawan, ketepatan karyawan dalam kehadiran sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan, semakin sering karyawan itu terlambat tentu saja membuat kantor tempat karyawan tersebut bernaung menjadi sedikit terganggu kinerja dan keefektifannya.
Mesin absensi merupakan hal yang wajib bagi setiap perusahaan yang memiliki karyawan tidak terkecuali untuk perusahaan besar, kecil, maupun menengah. Dengan mesin absensi kita dapat dengan mudah melihat dan mengetahui ketepatan karyawan saat hadir. Mesin absensi mempunyai peranan yang sangat penting bagi pemilik atau pimpinan instansi untuk mengecek kehadiran karyawan dan juga mengelola data absensi dari karyawan guna untuk kepentingan perusahaan.
Dahulu proses absensi dilakukan dengan proses manual, namun seiring dengan perkembangan jaman, mesin absensi kini telah berkembang pesat dengan berbagai jenis dan dengan berbagai macam fitur yang ada di dalamnya. Salah satu jenis mesin absensi yang terbaru dan juga paling populer saat ini adalah mesin absensi digital menggunakan fingerprint atau menggunakan sidik jari.
Pendataan kehadiran karyawan dengan menggunakan metode digital tentu saja lebih unggul dibandingkan menggunakan metode manual karena pendataan dilakukan secara digital. Hal ini yang menjadi keunggulan mesin absensi karena hasil dapat dilihat dan diakses langsung secara digital menggunakan perangkat digital kita.
Baca juga : BOSS PINTAR, Aplikasi Absensi Online Terbaik
Sebelum menggunakan mesin absensi digital, identitas atau data karyawan akan dimasukkan terlebih dahulu ke dalam sistem. Adapun identitas yang dimasukkan kedalam sistem biasanya adalah nama karyawan, jabatan, nomor induk pegawai, username atau password.
Setelah semua data karyawan sudah dimasukkan ke dalam sistem absensi digital, mesin absensi sudah dapat dioperasionalkan. Setiap karyawan datang ke kantor, para pegawai harus memasukkan identitas unik yang diperlukan (biasanya pin, sidik jari, atau nip) sebelum mulai bekerja agar kehadiran mereka dihitung dan masuk kedalam sistem.
Mesin Absensi Kartu Manual
Sejarah mencatat alat absensi kartu manual adalah jenis pertama kali yang digunakan dikantor sejak kurang lebih dua abad silam. Absensi ini menggunakan mesin almano dengan sistem cek lok, sehingga pegawai yang akan melakukan pengisian kartu jam hadir harus memasukkan kartu jam hadir ke mesin almano. Ketika karyawan memasukkan kartu jam hadir ke mesin almano maka mesin akan mencetak waktu real time pada kartu jam hadir karyawan.
Mesin absensi kartu manual ini terdiri dari lubang untuk memasukkan kartu absen karyawan dan serta jam analog yang menunjukkan waktu saat ini. Waktu yang ada pada jam analog itulah yang akan dicetak pada kartu jam hadir.
Baca juga : Mudahnya Monitoring Pekerja Lapangan Dengan Aplikasi BOSS
Jenis mesin absensi kartu manual ini sudah banyak ditinggalkan karena beberapa hal, seperti prosesnya yang susah karena divisi HRD harus mencatat dan mendata kehadiran karyawan secara manual yang tentu saja dapat memakan waktu yang cukup banyak, tidak terlalu efesien karena menggunakan banyak kertas dan rentan terjadi kecurangan karena karyawan bisa saja menitipkan kartu jam hadir kepada temannya pada saat datang telat maupun saat bolos.
Mesin Absensi Magnetic Card Digital
Mesin absensi magnetik card digital ini merupakan perpaduan antara mesin absensi kartu manual dan mesin absensi digital. Mesin yang menggunakan Magnetic ID Card atau kartu identitas untuk mendata absensi atau daftar kehadiran karyawan ini mulai dipergunakan sejak tahun 1980. Identitas karyawan yang telah didata pada sistem absensi ini dapat langsung dideteksi hanya dengan cara menggesekkan kartu pada slot mesin absensi. Artinya pemakaian mesin absensi digital lebih efektif dan sederhana karena karyawan hanya perlu menggesekkan kartu identitas absensi mereka kedalam mesin.
Mengingat cara yang dilakukan untuk melakukan pendataan kehadiran karyawan masih seperti pada mesin absensi manual. Mesin absensi magnetic card digital ini masih rentan untuk disalahgunakan. Karyawan masih dapat menitipkan ID card nya kepada teman kerja lainnya untuk mendata kehadirannya.
Untuk dapat menggunakan mesin absensi magnetic card, data karyawan terlebih dahulu di masukkan kedalam sistem, dan kartu yang akan digunakan untuk karyawan tersebut dimasukkan ke dalam slot mesin absensi untuk di autentifikasi pada sistem oleh pemilih perusahaan. Setelah instalasi selesai maka karyawan dapat menggunakan mesin absensi dengan cara menggesekkan ID card mereka masing-masing sebelum mulai bekerja. Kemudian data karyawan akan masuk secara otomatis kedalam sistem dan kemudian data tersebut dapat diproses oleh staf HR.
Mesin Absensi Fingerprint / Sidik Jari
Mesin absensi menggunakan fingerprint ini mulai diperkenalkan dan digunakan pada tahun 1997. Mesin absensi fingerprint merupakan mesin absensi biometrik yang menggunakan metode pendeteksian melalui sidik jari karyawan untuk melakukan pendataan kehadiran karyawan. Pemicu penciptaan teknologi mesin absensi menggunakan sidik jari ini karena sidik jari yang ada ditangan kita memiliki bentuk yang berbeda-beda dari masing-masing orang sehingga cocok untuk dijadikan identitas karyawan.
Penggunaan yang praktis dan simpel membuat karyawan dapat langsung melakukan absensi kehadiran dengan cara menempelkan salah satu jari atau seluruh jari pada layar yang telah tersedia pada mesin absensi. Sama halnya seperti mesin absensi magnetic card, mesin absensi fingerprint juga memerlukan pendataan terlebih dahulu sebelum digunakan untuk memulai absensi kehadiran. Mesin absensi sidik jari akan mendaftarkan dan mendata sidik jari masing-masing karyawan beserta identitas lainnya. Anda dapat mencari mesin absensi terbaik dengan harga yang murah di untung.id
Mesin Absensi Berbasis Aplikasi
Mesin absensi berbasis aplikasi merupakan metode absensi yang sedang populer saat ini. Hal ini karena dengan menggunakan aplikasi berbasis android dan IOS, maka proses absensi akan jauh lebih mudah dan efisien. Salah satu aplikasi absensi online yang sedang populer adalah Boss Pintar. Yang membuat aplikasi ini menjadi populer karena setiap kali karyawan ingin absensi, maka harus berada di lokasi yang telah ditentukan pada GPS. Berkat teknologi GPS dan foto selfie yang dimilikinya, membuat perusahaan dapat meminimalisir kecurangan pada proses absensi.
Aplikasi Boss Pintar juga dapat digunakan untuk melacak keberadaan karyawan. Sehingga aplikasi ini sangat cocok untuk para karyawan lapangan, karena perusahaan akan tau secara langsung kemana saja karya pergi dan berada.
