Invoice juga dikenal dengal istilah faktur, yang merupakan sebuah dokumen yang berisi bukti pembelian/penjualan. Invoice berisi informasi detail pembelian barang, seperti harga per item, banyaknya barang, jumlah barang, waktu dilakukan pembelian. Faktur juga bisa digunakan sebagai tagihan penjual kepada pembeli. Pembayaran pada faktur akan dilakukan sesuai dengan kesepakatan pada purchase order. Invoice sangant penting bagi setiap bisnis, baik perusahaan kecil maupun besar.
Komponen Penting Invoice
Dalam pembuatan faktur / invoice harus memuat beberapa komponen, seperti:
- Tujuan penagihan pada pelanggan / konsumen.
- Identitas penagih, seperti lembaga / perusahaan yang mengeluarkan faktur.
- Nomor faktur atau nomor surat pemesanan yang berkaitan dengan faktur yang dibuat.
- Daftar barang yang dibeli oleh pelanggan / konsumen.
- Jumlah pajak atau jumlah pembayaran yang harus dibayarkan.
- Tujuan pembayaran, seperti detail nomor rekening dan bank perusahaan.
Baca Juga:
- Solusi Permasalahan Pendaftaran Online NPWP Karyawan
- Tips Menjaga Ide & Kreativitas Tetap Terorganisir
- 10 Masalah Utama Yang Dihadapi Tim HRD
- Strategi Pemasaran Digital Untuk Bisnis Lokal
- Penerapan Manajemen Pengawasan Yang Baik Pada Perusahaan
Fungsi-Fungsi Invoice
Karena setiap bisnis memiliki invoice, berarti invoice memiliki fungsi tersendiri, yaitu:
- Sebagai dokumen yang memuat rincian pembelian, yang berfungsi sebagai alat untuk menagih konsumen agar melakukan pelunasan atau pembayaran.
- Faktur bisa dijadikan sebagai informasi tentang barang & jasa yang dibeli pelanggan.
- Faktur juga memuat informasi tentang kalkulasi pembelian dan bagaimana pembayaran dilakukan. Metode penagihan dilakukan sesuai dengan PO yang telah disepakati.
- Pembukuan keuangan dapat dilakukan dengan mudah.
- Bisa dijadikan rujukan ketika ingin menjual kembali barang yang telah dibeli.
Jenis-Jenis Invoice
Ada beberapa jenis invoice yang sering digunakan dalam bisnis, diantaranya:
- Invoice Biasa, jenis yang paling umum & paling sering digunakan jual beli. Biasanya jenis ini digunakan untuk transaksi sederhana.
- Invoice Konsuler, jenis faktur yang khusus digunakan untuk transaksi internasional, seperti export import. Faktur ini harus disahkan dan mendapatkan izin dari negara yang menerima import dan keduataan negara pada negara asal export.
- Invoice Proforma, jenis ini diberikan kepada pembeli apabila barang dikirimkan bertahap. Faktur ini bersifat sementara. Karena apabila barang telah dibeli secara keseluruhan, maka invoice ini diganti dengan invoice biasa.
Cara Membuat Invoice
Ada beberapa hal yang harus anda perhatikan saat pembuatan invoice:
- Faktur dibuat sesuai dengan barang yang telah terjual atau diterima oleh pihak konsumen. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir adanya transaksi penolakan yang dilakukan oleh konsumen saat barang yang telah dikirim telah diterima. Jadi, penandatanganan invoice dilakukan setelah proses pengiriman.
- Satu kali transaksi dilakukan oleh pelanggan dapat dituliskan dalam satu kali transaksi, dan dapat dituliskan transaksi secara bertahap. Beberapa perusahaan menetapkan untuk setiap pembayaran dari setiap transaksi terjadi, dan pembayaran akan dilakukan setelah proses pemesanan telah terjadi.
- Jika terdapat beberapa kali transaksi maka invoice harus dibuat secara keseluruhan. Dalam hal ini, pencatatn yang detail terkait dengan rincian pembeliam yang dibutuhkan bagi penjual dan konsumen.
- Pembiasaan dalam pembuatan faktur akan membantu pebisnis untuk memantau buku piutan. Dalam prosedur internal, kontrol sistem akuntansi metode manual sangat disarankan untuk membuat invoice dengan nomor urut cetak.
Setiap perusahaan memiliki format dan komponen penting invoice yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan bisnis. Ada beberapa komponen invoice yang mutlak disertakan agar informasi sesuai dengan purchase order. Dengan penggunaan software akuntansi terbaik pembuatan dan pencatatan invoice lebih mudah dilakukan.
