Purchase order adalah dokumen yang dibuat pembeli yang berisi rangkuman barang & jasa yang mereka beli dari penjual atau supplier. Dokumen ini sangat berperan sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan mengenai barang & jasa yang ingin dibeli oleh pembeli.
Sama seperti invoice, po berisi rincian mengenai barang yang akan dibeli oleh pihak pembeli meliputi:
- Nama Pemesanan,
- Nama perusahaan,
- Alamat Pengiriman,
- Alamat Penagihan,
- Tanggal Pengiriman,
- Nomor Telepon,
- Alamat email,
- Nama Produk,
- Jumlah Barang,
- Harga Barang,
- Metode Pembayaran Yang Diinginkan,
- Cara Pengiriman Yang Diharapkan,
- Nomor Pesanan,
- Syarat & Ketentuan Transaksi.
Perbedaan Purchase Order Dengan Invoice
PO dibuat oleh pembeli kepada penjual atau pemasok, sedangkan invoice dibuat oleh penjual setelah PO disepakati & kemudian dikirimkan ke pembeli agar mereka segera membayar pembeli mereka.
Baca Juga:
- Kelebihan Menjadi Pekerja Lapangan
- Alasan Tepat Untuk Memecat Karyawan
- Cara Meningkatkan Kemampuan Negosiasi Bagi Pemula
- Sejarah Komputer Dari Awal Perkembangannya Hingga Sekarang
- Tips Membangun Bisnis dari Nol
Setelah pembeli mengirim PO, selanjutnya keputusan ada ditangan penjual. Penjual akan menyetujui atau menolak kontrak yang ditawarkan pembeli. Saat penjual menyetujui untuk menjual produk dengan jumlah dan harga yang diharapkan oleh pembeli, maka penjual mengeluarkan invoice.
Masih banyak perusahaan enggan menggunakan purchase order, karena mengganggap dokumen ini merepotkan. Tetapi semakin berkembang suatu bisnis maka perusahaan harus mengeluarkan dokumen pruchase order.
Purchase Order Manual vs Purchase Order Digital
Purchase order manual berarti menggunakan format kertas, cara ini tidak efisien. Dokumen kertas dapat dengan mudah hilang dan rusak. Jika pembeli ada permintaan double, anda mungkin akan kesulitan menemukannya.
Dengan purchase order digital, sistem pembelian otomatis juga memungkinkan anda membuat request for quotation, blanket order, persetujuan pembelian, dan berbagai dokumen penting lainnya. Semua disimpan dalam secara aman dan dapat dengan mudah melacaknya. Sistem ini juga menghubungkan anda denga supplier melalui sebuah portal sehingga mempercepat proses pemesanan.
